Privacyverklaring

1. Wie is CoachOne?

CoachOne is een digitaal platform voor voetbalclubs, trainers, spelers, ouders en staf. Via CoachOne kunnen teams onder andere trainingen plannen, aanwezigheid bijhouden, spelers begeleiden, teaminformatie beheren en communiceren binnen een afgeschermde omgeving.

Voor privacyvragen kun je contact opnemen via info@coachone.nl. De definitieve juridische bedrijfsgegevens, zoals KvK-nummer en vestigingsadres, worden toegevoegd zodra CoachOne commercieel wordt ingeschreven of wanneer deze gegevens publiek gedeeld mogen worden.

2. Wanneer is CoachOne verantwoordelijke en wanneer verwerker?

Voor de publieke website, testcoach-aanmeldingen, contactverzoeken, support, beveiliging en productverbetering bepaalt CoachOne zelf waarom en hoe gegevens worden verwerkt. Voor deze onderdelen is CoachOne meestal verwerkingsverantwoordelijke.

Wanneer een club, trainer of team CoachOne gebruikt om team- en spelergegevens in te voeren, bepaalt die club of organisatie meestal het doel van die verwerking. CoachOne verwerkt die gegevens dan in beginsel als verwerker namens de club of organisatie. Privacyverzoeken over teamdata kunnen daarom soms via de club of organisatie lopen.

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van hoe je CoachOne gebruikt, kunnen wij de volgende gegevens verwerken:

• naam, e-mailadres, telefoonnummer, club/teamnaam, rol en leeftijdscategorie bij een testcoach-aanmelding;
• accountgegevens zoals gebruikersnaam, rol, team, club en beveiligingsinstellingen;
• teamgegevens zoals planning, trainingen, aanwezigheid, communicatie en teamindeling;
• spelergegevens die door club of trainer worden ingevoerd, zoals naam, team, positie en ontwikkelgegevens;
• fitheids- en prestatieresultaten wanneer een club of trainer deze gebruikt binnen CoachOne;
• technische gegevens zoals IP-hash, browser, apparaat, foutmeldingen, logs en beveiligingssignalen;
• communicatiegegevens wanneer je contact met ons opneemt of feedback geeft.

4. Gezondheid, blessures en gevoelige gegevens

CoachOne is geen medisch platform en geeft geen medisch advies. Gegevens over blessures, medische beperkingen, herstel of gezondheid kunnen gevoelig zijn. Daarom beperken wij dit zoveel mogelijk en adviseren wij gebruikers om geen medische details in vrije tekstvelden te plaatsen, tenzij een specifieke functie daarvoor bewust en rechtmatig is ingericht.

5. Waarom verwerken wij gegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doelen:

• het behandelen van testcoach-aanmeldingen en contactverzoeken;
• het leveren, beveiligen en verbeteren van CoachOne;
• het mogelijk maken van teamplanning, aanwezigheid, trainingen en communicatie;
• het beheren van accounts, rollen, toegangsrechten en sessies;
• het voorkomen van misbruik, spam, onbevoegde toegang en technische fouten;
• het versturen van serviceberichten die nodig zijn voor gebruik van de dienst;
• het versturen van productupdates of beta-updates wanneer je daarvoor toestemming hebt gegeven.

6. Grondslagen

Wij verwerken persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een geldige grondslag bestaat. Afhankelijk van de situatie kan dit zijn: uitvoering van een overeenkomst, voorbereiding op een overeenkomst, gerechtvaardigd belang, wettelijke verplichting of toestemming. Toestemming kun je later intrekken. Intrekken heeft geen terugwerkende kracht.

7. Minderjarigen

CoachOne kan worden gebruikt binnen teams waarin minderjarigen spelen. Wanneer een gebruiker jonger is dan 16 jaar en CoachOne rechtstreeks toestemming vraagt, is toestemming van een ouder of verzorger nodig. CoachOne richt zich niet op directe marketing aan minderjarigen.

Clubs, trainers en organisaties blijven verantwoordelijk voor juiste informatie aan spelers en ouders wanneer zij team- of spelerdata in CoachOne invoeren.

8. Cookies en statistieken

CoachOne gebruikt noodzakelijke cookies om de website en het platform goed en veilig te laten werken. Denk aan sessies, beveiliging en formulierbescherming. Niet-noodzakelijke cookies, zoals marketingcookies of trackingcookies, worden niet geplaatst zonder toestemming.

Meer informatie vind je op onze cookiepagina.

9. Met wie delen wij gegevens?

Wij delen persoonsgegevens alleen wanneer dit nodig is voor de dienst, beveiliging, support of wettelijke verplichtingen. Denk aan hosting, e-mailverzending, technische beveiliging, foutopsporing en partijen die namens CoachOne diensten leveren. Waar nodig sluiten wij verwerkersafspraken.

Een overzicht van belangrijke leveranciers staat op onze subverwerkerspagina.

10. Bewaartermijnen

Wij bewaren gegevens niet langer dan nodig. Testcoach-aanmeldingen die niet leiden tot samenwerking bewaren wij in beginsel maximaal 12 maanden na het laatste contactmoment. Technische logs bewaren wij zo kort mogelijk, tenzij langer nodig is voor beveiliging of incidentonderzoek. Teamdata bewaren wij volgens de afspraken met de club of organisatie.

11. Beveiliging

CoachOne neemt passende technische en organisatorische maatregelen om gegevens te beschermen. Denk aan beveiligde verbindingen, sessiebeveiliging, rol- en teamrechten, beperkte toegang, logging, back-ups en beveiligingscontroles. Gevoelige onderdelen krijgen extra bescherming.

12. Jouw rechten

Je hebt recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid en bezwaar. Ook kun je toestemming intrekken wanneer verwerking op toestemming is gebaseerd. Stuur een verzoek naar info@coachone.nl.

Gaat je verzoek over team- of spelergegevens waarvoor een club verantwoordelijk is, dan kunnen wij je vragen om het verzoek via die club te laten lopen. Wij helpen de club waar nodig bij de afhandeling.

13. Klacht indienen

Ben je niet tevreden over hoe wij met persoonsgegevens omgaan? Neem eerst contact met ons op via info@coachone.nl. Je hebt daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

14. Wijzigingen

CoachOne kan deze privacyverklaring aanpassen wanneer de dienst, wetgeving of werkwijze verandert. De meest actuele versie staat altijd op deze pagina.